Politique sur la protection des renseignements personnels – Patinage Québec

Extraits tirés du site de Patinage Québec

But
La présente politique vise à consacrer le caractère confidentiel des renseignements, incluant les renseignements personnels, détenus par PATINAGE QUÉBEC. Ceci est dans le but d’assurer aux adhérents, entraîneurs, officiels, clubs, partenaires, bénévoles, administrateurs et employés le respect et le niveau de contrôle appropriés à de telles informations.
Pour PATINAGE QUÉBEC, il s’agit d’établir les règles particulières à l’égard de la cueillette, de la conservation, de l’utilisation et de la communication.

Renseignements
Toute information recueillie par PATINAGE QUÉBEC auprès des adhérents, des entraîneurs, des officiels, des clubs, des bénévoles, des administrateurs pour quelques fins que ce soit, doit être traitée de façon entièrement confidentielle, en tout temps. Cette règle s’applique autant aux noms, adresses, points de contact, etc. qu’à d’autres types d’informations recueillies auprès de ces gens.

Consentement
À moins que la Loi ne l’autorise, aucun renseignement personnel ne sera recueilli sans avoir au préalable obtenu le consentement de la personne concernée par la collecte, l’utilisation et la diffusion des renseignements personnels. Il est entendu que le titulaire de l’autorité parentale peut consentir pour son enfant. L’annexe 1 présente le modèle à inclure dans les formulaires d’inscription en ligne.  Lorsqu’une personne y consent, ses renseignements personnels seront utilisés par l’organisme aux seules fins énoncées dans la présente politique. Si la personne refuse d’accorder son consentement, alors l’organisme n’utilisera ses renseignements personnels qu’à la seule fin de communiquer avec lui, et ne devra divulguer ceux-ci à quiconque, sauf dans le cas où une exception existe à cet effet dans la Loi.

Cueillette des renseignements personnels
PATINAGE QUÉBEC recueille après de chaque personne concernée, verbalement ou par écrit, les renseignements personnels qui sont nécessaires afin de remplir les objectifs et le mandat qui lui sont donnés.
L’utilisation faite des renseignements personnels se limite aux buts décrits dans la politique.

Divulgation des renseignements personnels
Sauf conformément à la présente politique et dans les cas et de la manière où la Loi permet la divulgation, PATINAGE QUÉBEC maintient le caractère confidentiel de tous les renseignements personnels obtenus.  PATINAGE QUÉBEC peut, de temps à autre, partager la liste nominative de ses adhérents et de ses membres à des entreprises partenaires.  PATINAGE QUÉBEC peut aussi divulguer les renseignements personnels de ses membres et adhérents à toute personne partie à un contrat de service avec PATINAGE QUÉBEC ayant qualité pour connaître lesdits renseignements personnels, et ce, à condition que la divulgation des renseignements personnels soit nécessaire à l’exécution de son contrat.

Exactitude et conservation des renseignements personnels
PATINAGE QUÉBEC veille à ce que tout renseignement personnel fourni et en sa possession soit exact, actuel et aussi complet que requis pour les fins auxquelles PATINAGE QUÉBEC utilise ces renseignements.  PATINAGE QUÉBEC conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessitée par les motifs de leur collecte. Cette période peut être prolongée après la cessation des relations entre le personne et PATINAGE QUÉBEC, mais ne durera que le temps requis pour que PATINAGE QUÉBEC puisse communiquer avec la personne, le cas échéant. Lorsque PATINAGE QUÉBEC n’a plus besoin des renseignements personnels du personne, ceux-ci seront détruits, supprimés, effacés ou convertis sous une forme anonyme.

Protection des renseignements personnels
PATINAGE QUÉBEC s’engage à maintenir un niveau adéquat de sécurité physique, procédure et technique dans ses bureaux et ses locaux réservés à l’entreposage des renseignements personnels afin d’empêcher toute forme non autorisée d’accès, de divulgation, de reproduction, d’utilisation ou de modification des renseignements personnels de ses personnes. Ce principe s’applique également à la sécurité informatique, dans l’éventualité où les renseignements personnels seraient conservés de façon informatique ainsi qu’à la manière dont PATINAGE QUÉBEC se débarrasse ou détruit les renseignements personnels.  

Accès et rectification
Toute personne peut demander accès aux renseignements personnels le concernant, peut faire corriger dans un dossier qui le concerne des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques, peut aussi faire supprimer un renseignement personnel périmé ou non justifié par l’objet du dossier.  PATINAGE QUÉBEC doit répondre à toute demande d’accès ou de rectification du dossier d’un personne au plus tard dans les trente (30) jours de la réception de la demande.

Pour consulter la version complète,  Politique sur la protection des renseignements personnels