Code de protection de la vie privée

Extraits tirés du site de Patinage Canada

Introduction

Le Code de protection de la vie privée de Patinage Canada porte sur la protection des renseignements personnels recueillis par Patinage Canada, dans le cadre de nos interactions avec vous. Patinage Canada s’engage à protéger votre vie privée, que vous recherchiez de l’information ou que vous ayez affaire avec Patinage Canada. Le traitement de tous les renseignements personnels est régi par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Portée

Le présent code s’applique à Patinage Canada, en ce qui concerne les renseignements confidentiels de personnes, que Patinage Canada recueille, utilise ou divulgue dans le cadre de ses affaires ou de ses activités organisationnelles.  Lorsqu’une personne s’inscrit à un club ou une école de patinage, elle s’inscrit également à Patinage Canada. Ainsi, Patinage Canada peut recueillir, utiliser, divulguer et conserver ses renseignements confidentiels, à certaines fins décrites dans le présent Code de protection de la vie privée et, au besoin, établir, enregistrer, administrer et maintenir la relation de cette personne avec nous. Ceci s’applique aux adhérents, aux entraîneurs et leur affiliation à un club ou une école de patinage. Leurs renseignements confidentiels peuvent également être échangés avec des affiliés de Patinage Canada, y compris leur club local ou école locale de patinage ou leur association ou section provinciale.

Principes directeurs

Patinage Canada est responsable face à ceux dont les renseignements personnels se trouvent sous sa garde et doit veiller à ce que leurs renseignements soient protégés d’une manière conforme à ce code. La responsabilité concernant la conformité de Patinage Canada avec ce code relève de l’agent de la protection de la vie privée ou de son délégué.

Patinage Canada est responsable des renseignements confidentiels en sa possession ou dont il a la garde, y compris les renseignements confiés à une tierce partie ou accédés par elle aux fins de traitement. Patinage Canada fournit, par voie contractuelle ou autre, un degré comparable de protection des renseignements qui sont en cours de traitement par une tierce partie.

Patinage Canada a mis en œuvre des politiques et des procédures pour donner effet aux principes de la loi, notamment :
• des procédures pour protéger les renseignements confidentiels;
• des procédures pour recevoir les demandes de renseignements et les plaintes et y donner suite;
• la formation du personnel et la communication au personnel de renseignements sur les politiques et les procédures de Patinage Canada.

Collecte, utilisation, divulgation et conservation

Patinage Canada identifiera les fins pour lesquelles il recueille, utilise et divulgue les renseignements confidentiels avant de recueillir les renseignements. Patinage Canada recueille, utilise ou divulgue des renseignements confidentiels seulement aux fins conformes à son mandat et ses principales fonctions.
Le présent Code de protection de la vie privée explique nos pratiques actuelles concernant les renseignements que Patinage Canada peut recueillir, utiliser, divulguer et conserver dans le cadre de votre relation avec nous

• Collecte : Patinage Canada limite la collecte aux renseignements confidentiels et personnels qui sont autorisés et/ou autorisés par la loi et/ou lorsque la collecte est nécessaire aux fins qu’il a déterminées, par exemple pour vous fournir un programme et/ou un service que vous demandez ou utilisez et pour assurer la santé et la sécurité des personnes, ainsi que le respect de toutes les obligations légales et réglementaires applicables.
• Utilisation : Patinage Canada n’utilisera pas vos renseignements confidentiels identifiables à des fins autres que celles établies avant la collecte, sauf avec le consentement de la personne ou tel que requis par la loi. « L’utilisation » comprend le traitement des renseignements identifiables de sorte qu’ils ne soient plus identifiables (p. ex. groupés).
• Divulgation : Patinage Canada ne vend, ne partage, ni ne loue des renseignements confidentiels à un fournisseur de services tiers ou à d’autres personnes, à d’autres fins que ce qui est divulgué dans la présente politique, sans le consentement de la personne.  Patinage Canada peut seulement divulguer ou publier des renseignements confidentiels non identifiables (p. ex. groupés), ayant utilisé des précautions raisonnables pour s’assurer que les personnes ne peuvent vraisemblablement être identifiées en liant ces renseignements à d’autres renseignements.
  Patinage Canada peut divulguer des renseignements confidentiels identifiables seulement lorsque :
  • le destinataire est le fournisseur de données qui a initialement fourni les renseignements confidentiels identifiables;
  • la divulgation est exigée par la loi;
  • la divulgation est requise dans le cadre du Programme national de sport sécuritaire de Patinage Canada, y compris aux autorités externes désignées par Patinage Canada pour le signalement et la gestion des plaintes (p. ex., gestionnaire de cas du programme Patinage en sécurité, programme Sport Sans Abus du BCIS, CRDSC, DSR), l’assurance, la gestion des blessures, les conseillers juridiques externes, les enquêteurs externes, etc.);
  • la divulgation est requise à l’appui du financement, de la sélection de l’équipe, etc., par exemple, à Sport Canada, l’ISU et le COC, entre autres;
  • le consentement des personnes concernées a été obtenu.
• Conservation: Nous appliquons une règle générale de conservation des renseignements personnels, aussi longtemps qu’ils sont nécessaires pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.  Dans certaines circonstances, cependant, la durée pendant laquelle nous conservons vos renseignements variera en fonction du programme, du service et du type de renseignements dont nous disposons et de nos obligations légales de le faire. Nous conservons vos renseignements aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire pour le service aux membres, à des fins légales ou commerciales raisonnables. Pour ces raisons, nous conservons vos renseignements au-delà de la fin de votre relation avec Patinage Canada. Les exigences légales, fiscales et comptables, les plaintes d’inconduite et/ou l’analyse à long terme et la production de rapports peuvent nécessiter la conservation d’une partie ou de la totalité de vos renseignements confidentiels pendant une période plus longue que nous ne le ferions autrement et même indéfiniment dans quelques cas bien délimités. 

Mesures de sécurité

Patinage Canada met tout en œuvre pour protéger les renseignements confidentiels au moyen de mesures de sécurité contre la perte ou le vol, ainsi que l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Patinage Canada protégera les renseignements confidentiels détenus ou transmis, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.  La nature des mesures de sécurité dépendra de leur degré de sensibilité et de la nature déterminée des renseignements recueillis, de leur quantité, leur diffusion et leur format, ainsi que de la méthode de stockage.

Vos choix en matière de protection de la vie privée
Sous réserve des exigences légales, commerciales ou contractuelles, les personnes ayant une relation directe avec Patinage Canada peuvent retirer leur consentement à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements en tout temps, en communiquant avec Patinage Canada. Cependant, le retrait de votre consentement peut limiter ou nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir des programmes ou des services particuliers.  Pour retirer votre consentement, vous pouvez communiquer avec le Bureau de la protection de la vie privée de Patinage Canada, comme suit :
Courriel : privacy@skatecanada.ca
Courrier : Agent de la protection de la vie privée de Patinage Canada
1200, boul. St-Laurent, bureau 261, C.P. 15
Ottawa (Ont.) K1K 3B8

Exactitude

Nous ferons tous les efforts raisonnables pour conserver dans nos dossiers des renseignements, qui sont aussi exacts, complets et à jour qu’il est nécessaire aux fins pour lesquelles ils doivent être utilisés.  Toutefois, Patinage Canada ne met pas régulièrement à jour les renseignements personnels, seulement, au besoin, pour répondre aux fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis.  Les personnes qui fournissent des données doivent s’assurer que les renseignements confidentiels qu’ils donnent à Patinage Canada sont exacts, complets et à jour pour les fins précisées et sont incitées à faire des mises à jour, à mesure que des changements se produisent.  Pour mettre à jour vos renseignements confidentiels auprès de Patinage Canada, contactez l’un de nos représentants par l’intermédiaire de notre division de Services aux membres, en composant le 1 (888) 747-2372.

Accès à vos renseignements
Sur demande écrite adressée par une personne à la division des Services aux membres (un formulaire peut être fourni), Patinage Canada l’informera des renseignements confidentiels identifiables recueillis, utilisés et divulgués à son égard et lui en donnera accès, sous réserve des exclusions précisées dans la LPRPDE (par exemple, mais sans s’y limiter, les exceptions légales, des renseignements confidentiels, qui se rapportent à une enquête sur une violation d’un accord ou d’une loi ou des renseignements d’autres personnes qui ne peuvent être séparés). Une personne doit être capable d’accéder à ses renseignements personnellement identifiables, pour déterminer s’ils sont exacts et complets et les faire modifier au besoin.

Réponses à vos questions ou préoccupations en matière de protection de la vie privée

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes au sujet de ce Code de protection de la vie privée, de nos conditions d’utilisation en ligne ou de nos pratiques de protection de la vie privée, faites-le-nous savoir immédiatement. Si vous choisissez de nous envoyer un courriel, n’incluez pas de renseignements sensibles, tels que des numéros de carte de crédit ou de compte.

Patinage Canada rend facilement accessible l’information sur ses politiques et ses pratiques en matière de gestion des renseignements confidentiels, dans le but d’en promouvoir la transparence et la clarté. Les renseignements peuvent être obtenus sous une forme généralement compréhensible. Patinage Canada fournira des renseignements sur les politiques et les pratiques de diverses façons aux adhérents, aux membres, aux entraîneurs, aux sections, aux fournisseurs de services tiers et au public, notamment en discutant avec un représentant de service, au Centre de services de Patinage Canada, à Ottawa, ou en accédant au site Web de Patinage Canada.

Première étape : contactez-nous
Dans la plupart des cas, une question, une préoccupation ou une plainte à propos de la protection de la vie privée est réglée simplement en discutant avec nous. Vous devriez être en mesure d’obtenir rapidement des résultats en vous adressant à notre équipe de la division des Services aux membres.
• Parlez à un représentant de notre division des Services aux membres de Patinage Canada, en composant le 1-(888) 747-2372. Les heures d’ouverture sont de 8 h à 16 h (HE).
• Envoyez-nous un courriel à : info@skatecanada.ca

Deuxième étape : contactez le Bureau de la protection de la vie privée de Patinage Canada
Si votre question, préoccupation ou plainte en matière de protection de la vie privée n’a pas été réglée à votre satisfaction, vous pouvez communiquer avec le Bureau de la protection de la vie privée de Patinage Canada, comme suit :
Envoyez-nous un courriel à : privacy@skatecanada.ca 

Écrivez-nous à l’adresse suivante :

Bureau de la protection de la vie privée de Patinage Canada, 

200, boul. St-Laurent, bureau 261, C.P. 15, 

Ottawa (Ont.) K1K 3B8

Troisième étape : transmettez votre demande au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Si les mesures susmentionnées ne permettent pas de résoudre votre préoccupation, vous pourriez aussi songer à transmettre votre demande au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Téléphone : 1-800-282-1376 (sans frais)
Site Web : www.priv.gc.ca
Écrivez au : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3

 

Les informations ci-dessus sont tirées du Code de protection de la vie privée de Patinage Canada